La procédure d’admission des publications

Les sous-commissions se réunissent une fois par semaine et traitent en moyenne 100 dossiers par séance.

La commission plénière se réunit une fois par mois, soit 10 fois par an, de septembre à juin -conformément à un calendrier établi chaque année fin juin.

La CPPAP dispose d’un secrétariat qui est assuré par le Bureau de l’Homologation des Publications et Agences de Presse relevant de la Sous-Direction de la presse écrite et de l’information à la Direction du Développement des Médias. Celui-ci enregistre les demandes d’inscription formulées par les éditeurs pour leurs publications.

La plupart des règles de procédure qui sont opposées aux éditeurs sont mises en œuvre par le secrétariat général agissant au nom de la CPPAP (ces règles sont relatives aux formalités de dépôt, aux conditions d’admission, de reparution, de rachat, concernent tous les types de délais imposés aux éditeurs et toutes les durées d’admission). Leur évolution est soumise à l’aval de la Commission paritaire.

1. Le dossier d’inscription

La sous-commission qui examine la demande ainsi que, le cas échéant, la commission en formation plénière peuvent inviter les éditeurs à fournir tous documents ou pièces nécessaires à l’appréciation du dossier et procéder et faire procéder à toutes les vérifications qu’elles jugent utiles.

Les pièces nécessaires à l’instruction

Le dossier d’inscription ou de renouvellement d’inscription doit comprendre les pièces suivantes :

1) Une lettre de demande d’inscription à la Commission Paritaire sur papier libre. Il est à noter que l’éditeur qui souhaite bénéficier de l’abattement sur le tarif de presse prévu à l’article D. 19-2 du code des postes et des communications électroniques doit en faire la demande expresse.

2) Le formulaire de renseignements sur la publication et sa diffusion :

Un seul formulaire doit être renseigné, qui se substitue aux deux formulaires antérieurs de la Commission paritaire des publications et agences de presse. Ce document unique doit servir aussi bien à renseigner les publications nouvelles (moins d’un an d’existence) que les publications déjà inscrites sur les registres de la CPPAP et appelées en révision.

Dans un souci de simplification, certaines des pièces exigées jusqu’alors ont été supprimées. Cependant, le Secrétariat général de la Commission conserve la faculté de les exiger si nécessaire, après le début de l’instruction.

Les pages 3 (renseignements financiers sur l’éditeur) et 4 (état de la diffusion) doivent être renseignées pour toutes les publications qui ne sont pas en période de lancement. Ces deux parties doivent également être certifiées exactes par un expert comptable extérieur à la société éditrice ou un commissaire aux comptes lorsque l’éditeur n’est pas un organisme à but non lucratif et par le trésorier si l’éditeur est un organisme à but non lucratif.

Seules sont dispensées de remplir la partie « renseignements financiers » :

• les publications d’anciens combattants ;
• les publications éditées par les organisations syndicales représentatives de salariés ;
• les publications éditées par les sociétés mutuelles régies par le code de la mutualité et les groupements constitués et fonctionnant conformément au dit code ;
• les publications éditées par l’administration et les établissements publics de l’Etat, à l’exception de ceux qui ont un caractère industriel et commercial.

Enfin, en application de l’article 7 du décret n° 97-1065 du 20 novembre 1997 modifié par le décret n° 2004-1394 du 22 décembre 2004, l’éditeur doit également fournir à la CPPAP des indications sur le nombre moyen d’exemplaires déclarés comme étant déposés à La Poste, par parution. En conséquence, il est demandé à l’éditeur de renseigner une ligne supplémentaire lors de l’établissement de sa demande (une ligne spécifique est prévue dans le formulaire à cet effet, à la page 4, sous le tableau réservé aux données de diffusion).

Ce chiffre doit comprendre les exemplaires payants comme gratuits destinés aux abonnés, qu’ils soient ou non liés à cotisation, les abonnements collectifs et collectés et les prospections d’abonnements par voie postale. Sont exclus les prospections d’abonnements par d’autres voies et le portage, s’il n’est pas postal. Pour les premières demandes, ce sont les données indiquées page 2 (lignes C et D) qui serviront à déterminer ce nombre moyen.

Le chiffre indiqué sera reporté sur le certificat établi au nom de la publication, à l’issue de l’examen par la CPPAP.

Le formulaire est disponible en ligne sur ce site complété par une notice qui fournit des consignes aux éditeurs.

3) Une photocopie du « récépissé de dépôt de titre » délivré par le Parquet du Procureur de la République, au Tribunal de Grande Instance dont dépend l’imprimeur (ou bien, à défaut, une photocopie de la « déclaration d’intention de paraître » validée par la même autorité). Ce récépissé doit être remis à jour si des changements concernant le titre, le nom du directeur ou le nom et l’adresse de l’imprimeur sont intervenus depuis la création de la publication.

Un modèle de déclaration d’intention de paraître est disponible :

Modèle de déclaration (PDF, 57.2 ko)

4) Une photocopie des statuts de la personne morale propriétaire et de la personne morale éditrice de la publication.

5) Pour les premières demandes : huit exemplaires du dernier numéro paru, accompagnés le cas échéant, des suppléments et hors série mis à disposition du public. La commission ne statue pas sur la base d’un supplément, d’un numéro spécial, d’un numéro zéro ou d’une maquette.

Pour les révisions : deux exemplaires du dernier numéro paru et un exemplaire des six numéros de la parution normale ayant précédé celui-ci, accompagnés, le cas échéant, des suppléments et hors série mis à disposition du public dans l’intervalle séparant la parution du premier et du dernier de ces numéros.

6) Pour les publications diffusées pour partie ou en totalité par le canal d’une société de messagerie (NMPP, MLP, SAD...), et pour elles seulement :

• une attestation de prise de messagerie établie par la société de messagerie ;
• s’il y a lieu, une attestation de destruction des invendus, également établie par la société de messagerie, précisant le nombre d’exemplaires détruits.

7) Autres documents à fournir pour certaines publications :

• Pour les organismes à but non lucratif (associations, syndicats...) éditant directement ou indirectement une publication, un exemplaire des formulaires adressés aux adhérents en ce qui concerne, d’une part l’appel de la cotisation annuelle, d’autre part, la souscription de l’abonnement.

• Pour les publications éditées par les administrations centrales de l’Etat et leurs services déconcentrés, une photocopie de l’avis favorable du Comité des publications (29, quai Voltaire, 75344 PARIS, Tél. : 01 40 15 72 46, télécopie : 01 40 15 69 91).

Ce dossier peut être adressé ou déposé à la CPPAP, 35, rue Saint- Dominique 75700 PARIS 07 SP.

La suite donnée au dépôt d’un dossier :
Pour tout dossier incomplet, le secrétariat adresse à l’éditeur un courrier qui lui réclame les pièces manquantes : dans l’attente d’une réponse, le dossier est mis en instance. Il peut être délivré une attestation de dépôt du dossier après remise de l’ensemble des pièces nécessaires à l’instruction de la demande. Cette attestation ne préjuge en rien de la décision de la commission, ni celles des administrations fiscale et postale.

L’attestation de dépôt du dossier offre aux éditeurs la faculté de demander à La Poste, dans le cadre d’une procédure d’engagement, qu’une publication puisse être admise à titre provisoire, à bénéficier des tarifs de presse, dans l’attente de l’avis de la CPPAP.

L’admission de la publication est soumise à l’appréciation de La Poste, et l’éditeur s’engage à rembourser la différence entre le tarif de presse et le tarif correspondant à l’envoi si la CPPAP émet un avis défavorable à l’inscription de la publication au régime économique de la presse.

2. La procédure concrête d’admission ou de renouvellement

• la phase de dépôt du dossier

Le dossier doit être envoyé à la CPPAP (35, rue Saint-Dominique), par courrier simple, recommandé ou par coursier. L’expédition du dossier peut être dissocié de celle des exemplaires de quelques jours si nécessaire.

Tout dossier parvenu au secrétariat général de la CPPAP est enregistré. S’il s’agit d’un dossier correspondant à un numéro d’inscription, il est immédiatement classé en dossier "en révision" ou en "réexamen" et introduit ultérieurement dans le circuit de traitement avec son dossier initial, conservé par la CPPAP. S’il s’agit d’une nouvelle demande, elle est immédiatement transmise à un agent pré-instructeur.

• la phase de pré-instruction

Les dossiers sont progressivement répartis entre agents instructeurs pour vérification de sa conformité (nombre requis d’exemplaires, renseignement conforme du ou des formulaire, mentions légales conformes, fourniture du récépissé de dépôt de titre, des statuts, des attestations de messageries, etc.).

Le numéro de C.P.P.A.P. étant attribué aux journaux et périodiques qui réunissent l’ensemble des conditions requises, et non à leurs éditeurs, la commission doit procéder à l’identification juridique de chaque publication pour éviter toute contestation ultérieure susceptible d’émaner tant des administrations que des éditeurs, d’autant que certains titres de nombreuses publications sont souvent très proches sinon identiques.

Aussi, la commission s’appuie-t-elle sur un ensemble d’éléments versés au dossier par l’éditeur, complété par la copie du récépissé de dépôt du titre déclaré au Parquet du lieu d’impression. Dénomination, adresse et statuts de l’éditeur, mis en relation avec le titre déclaré et le titre porté sur la publication vont permettre d’établir une identification de premier niveau opérée par le secrétariat pour éviter les confusions.

A ce premier stade de l’instruction, il est vérifié que le titre mentionné sur la publication correspond à celui indiqué sur le bulletin d’identification et à celui déclaré sur le récépissé.

A un second niveau, dans le cadre de l’examen de conformité, la commission vérifie que la publication comporte effectivement dans l’ours les indications relatives au nom du directeur de la publication et aux nom et adresse de l’imprimeur, qui sont des mentions obligatoires devant correspondre à celles portées sur le récépissé.

Cette double vérification n’est pas sans importance pour la suite dans la vie de la publication. Une publication inscrite est enregistrée à partir de son titre. Dès lors que son éditeur apporte une modification au titre, elle n’est plus considérée comme inscrite pour les administrations fiscale et postale. Par conséquent, cette publication doit faire l’objet d’un nouvel examen par la commission en vue d’obtenir un certificat réactualisé. Les éditeurs, perdant de vue la nécessité de solliciter la commission pour régulariser la situation de leurs publications s’exposent aux refus de l’administrations fiscale et de La Poste de leur accorder le bénéfice du régime économique de la presse.

Sur ce point, il convient de préciser qu’un numéro de CPPAP ne vaut que pour un seul titre. Par conséquent, reporter un numéro de CPPAP sur un autre titre que sur celui enregistré à la commission revêt un caractère abusif.

Les pré-instructeurs demandent également aux ministres intéressés leur avis favorable lorsque celui-ci est requis par les textes.

Tout dossier incomplet fait l’objet d’un courrier réclamant les pièces manquantes. Le dossier est alors mis en instance. Les pré-instructeurs peuvent délivrer une attestation de dépôt, signifiant qu’un dossier complet a été déposé au secrétariat général.

• la phase d’instruction

La phase d’instruction a pour objet de vérifier le contenu de la publication au regard des textes du code des postes et des communications électroniques, de l’annexe III du code général des impôts mais également des lignes directrices dont la CPPAP s’est dotée et des positions qu’elle a arrêtées en complément de ces lignes directrices.

Cette phase peut rouvrir le dialogue avec l’éditeur entamé pendant la phase de pré-instruction. De nouvelles pièces peuvent être exigées (liste des abonnés collectés et collectif, factures d’impression, copie des attestations de dépôt postal, bulletin d’abonnement, etc.)

A l’issue de la phase d’instruction, un dossier considéré comme complet sera inscrit à l’ordre du jour de la sous-commission la plus proche (il y a une sous-commission par semaine, à l’exception des semaines réservées aux séances plénières, des périodes de congés scolaires et du mois d’août).

• la phase de la sous-commission

A l’issue de la sous-commission, le dossier donne lieu à un avis favorable (et à la production ultérieure d’un certificat), à un refus (et à la rédaction d’un courrier officiel et motivé de refus) ou à une mise en attente, également suivie d’un courrier par lequel la CPPAP exige la production d’autres pièces avant de se prononcer de manière définitive.

Sur cette question, voir également la fiche "Les avis et résultats d’examen".

En application de l’article 8 du décret n° 97-1065 du 20 novembre 1997 relatif à la CPPAP, certains dossiers sont renvoyés en plénière.

Les motifs de ces renvois sont variés :

• lorsqu’une demande (première demande ou renouvellement) pose une question de principe, les membres peuvent, à la majorité relative (du fait d’éventuelles abstentions), l’envoyer en plenière.
• De même, ce pouvoir est reconnu au Secrétaire général, quel que soit l’avis émis (favorable ou défavorable).
• Dans tous les cas exposés ci-dessus, le renvoi est accompagné d’un vote pour que la Commission plénière puisse connaître la position de la sous-commission (favorable, défavorable, partagé voire sans avis).